Sala de Vídeoconferência

Diretrizes para utilização da sala de Vídeo Conferência dos PPGs do CCE – Sala 413, CCE/B

 

A. Das características técnicas da sala:

  1. A sala de Vídeo Conferência será exclusiva para a realização de bancas de qualificação e defesa de dissertações e teses em que seja necessária a participação à distância de examinadores externos;
  2. A sala possibilitará tais participações por dois sistemas: vídeo conferência e web conferência. Na modalidade de vídeo conferência, é necessário que o participante externo utilize a infraestrutura específica, normalmente alocada na universidade a que é vinculado. Já a modalidade de web conferência se efetiva a partir do sistema MConf, operável em qualquer computador;
  3. As apresentações por meio de vídeo conferência não permitirão que sejam projetados arquivos, como Power Point, PDF e afins ao membro externo. Nesse sentido, solicita-se que tais arquivos sejam encaminhados previamente aos membros externos, para que possam acompanha-los de um computador próximo;
  4. As bancas em que o avaliador externo optar pela utilização do sistema Skype deverão ocorrer em outros espaços físicos do CCE – como as salas Machado de Assis, Drummond e Hassis -, uma vez que para a utilização deste sistema não é necessária aparelhagem instalada na sala de Vídeo Conferência dos PPGs. Esta sala possui, atualmente, instalações específicas para os dois sistemas descritos no item 2;
  5. As conexões via Skype serão de responsabilidade dos presidentes da banca. Para isso, o membro externo deverá informar no Cadastro de Membro Externo seu contato no Skype – enviado à Secretaria pelo presidente da banca. A Secretaria adicionará, por meio de seu usuário dos Skype, o contato do membro externo. Entretanto, a conexão, no dia do evento, será efetuada pelo presidente da banca;
  6. Recomenda-se, para as conexões com Skype e Mconf, que os participantes externos estejam conectados a parir da rede de universidades, via cabo.
  7. As bancas apenas poderão ocorrer no espaço de tempo entre às 13h30 e às 17h30, tendo em vista a existência de apenas um servidor técnico-administrativo responsável pelo espaço e pelo manuseio dos equipamentos;
  8. O presidente se responsabilizará pela sala – desligamento dos aparelhos e seu fechamento – se, por ventura, as bancas excederam ao horário estabelecido no item anterior.

B. Da solicitação de utilização do espaço físico:

  1. O presidente da banca deverá consultar a agenda de reservas da sala, disponível online na página do programa, para verificar sua disponibilidade de agendamento;
  2. Ao escolher dia e horário disponível, o presidente deve preencher o Formulário de Solicitação de Banca e enviar à secretaria do programa, informando qual dos sistemas o membro externo utilizará para a conexão – se vídeo conferência ou MConf. Essa informação deverá ser corretamente, uma vez que será a partir dela que o técnico de áudio e vídeo fará os preparativos e os testes para a realização do evento;
  3. Como já é exigência das Secretarias, os formulários deverão ser enviados com, no mínimo, 30 dias de antecedência.
  4. Outros eventos que não demandem a presença do técnico de audiovisual poderão ocorrer na sala, desde que agendadas com até 15 dias de antecedência – reservas efetuadas antes desse prazo serão desconsideradas -, uma vez que haja espaço vago na agenda. Os agendamentos poderão ser feitos pela direção do CCE e pelas secretarias das pós-graduações.


CALENDÁRIO DE AGENDAMENTOS